Как мы автоматизировали работу с компетенциями в Bitrix24: подбор, адаптация, мини-курсы и ИИ

Когда в компании становится всё больше проектов, задач, людей — а времени руководителей по-прежнему не хватает — встает вопрос: как растить компетенции внутри, быстро вводить новых сотрудников в курс дела и при этом не нагружать топов?

В рамках одного из недавних проектов мы полностью пересобрали работу с кадрами и компетенциями, используя возможности Bitrix24 + ИИ. Решили сразу несколько задач:

• Как запустить конвейер формирования кадрового резерва и  быстро понять, кто из новичков или стажеров обладает потенциалом для роста — и как этих «алмазов» не упустить

• Как сделать действующих сотрудников более универсальными, чтобы можно было легко перераспределять их между проектами

• Как масштабировать знания внутри компании — не через наставников, а через понятные шаблоны и мини-курсы

В итоге получилось модульное, гибкое решение, которое легко масштабировать на любую организацию.

Ниже расскажем, как это работает и даем гайд по оцифровке знаний сотрудников-экспертов с использованием ИИ (для создания мини-курсов и корпоративных баз знаний).

1. Автоматизированные процессы

Подбор персонала

Была построена воронка подбора и найма персонала в Bitrix24 с автоматизированными переходами между стадиями, контролем заполненности данных, шаблонами заявлений, постановкой авто-задач с чек-листами, контролем сроков и автоматическими уведомлениями.

Приём на работу

После выбора кандидата запускается процесс приёма:

• Назначение наставника,

• Назначение первых задач (по шаблонам),

• Формирование карточки сотрудника в системе,

• Подключение к релевантным группам и проектам.

Переход по этапам формирует автоматические задачи — с учётом сроков, дат выхода, ключевых метрик.

Адаптация

Весь ввод в должность переведён в формат инструкций, чек-листов и мини-курсов:

• Автоматическое прикрепление курсов по проектам, которые назначены сотруднику

• Отслеживание прогресса

• Контроль прохождения этапов адаптации через задачи и уведомления

Что важно. Руководитель с новичком общается уже по факту прохождения тестирования по результатам усвоения материала. Максимально прозрачно, что сотрудник усвоил, какие моменты требуют углубленного объяснения.

Таким образом получается выстроенный процесс от заявки на подбор сотрудника, до его ввода в должность с автозадачами, контрольными точками и минимальной нагрузкой на руководителя. При этом каждый новый сотрудник попадает в чёткий, предсказуемый путь: от найма до адаптации, где всё под контролем, без пробелов и срывов.

Однако, автоматизированными процессами в наше время не удивишь, это по сути необходимый минимум, который должен быть в компаниях. Самое интересно начинается на этапе формирования корпоративных баз знаний и обучающего контента без которого вся эта система не имеет особого смысла.

2. Методология + ИИ: Как собрать мини-курс за 2–4 часа

Вторая ключевая часть решения — методология создания мини-курсов силами обычных сотрудников, с минимальным вовлечением руководства.

Процесс состоит из 4 простых шагов:

1. Запись разговора с сотрудником на диктофон

   Руководитель (или опытный сотрудник) в живом диалоге рассказывает, что нужно знать новичку (новичку в компании, стажеру студенту или новичку на проекте – суть одна и таже). Это может быть живая встреча, созвон или видео-конференция. Ключевое – надо сделать аудио или видео запись встречи, на которой передаются знания.

   
   

2. Транскрибация и очистка текста

   Загружаем запись в ИИ (об этом я подробно писал в этой статье) и получаем текст.

   
   

3. Генерация структуры курса через ИИ

   Используем заранее подготовленный промт, в который подгружается транскрибация. На выходе получаем:

   • план курса (модули, темы),

   • содержание с ключевыми тезисами и их детализацией,

   • контрольные вопросы или мини-тесты.

     
     

4. Публикация курса и встраивание в процессы Bitrix24

   Используется модуль «Курсы» Bitrix24, ссылка на курс интегрируется в автозадачи, привязанные к направлениям обучения/адаптации. При этом вносить курсы в Bitrix24 может любой сотрудник (аналитик, администратор b24, обученный пользователь со средними компетенциями в ИТ, то есть нет привязки к интеграторам и аутсорсу).

   
   

Так мы научили сотрудников собирать курсы буквально за 2–3 часа, даже если они никогда не писали обучающие материалы. И не надо каждый раз всё объяснять заново — один раз записал, и десятки сотрудников могут пройти обучение. Эта же технология уместна для формирования структурированных корпоративных баз знаний.

Подробно технология описана в гайде, который Вы можете скачать и начать применять предложенную технологию в своей компании прямо сейчас.

Иван Макарчук. ГАЙД ПО ОЦИФРОВКЕ ЗНАНИЙ СОТРУДНИКОВ-ЭКСЕРТОВ_v1.3_ВЭД.pdf

Скачать PDF • 1.68MB

3. Структуры баз знаний и типовые курсы

Мы также подготовили универсальные шаблоны мини-курсов по основным областям:

• Взаимодействие с заказчиками в проектах

• Взаимодействие с терминалами, СВХ и складами

• Взаимодействие с перевозчиками и экспедиторами

• Работа с учетными системами и сервисами автоматизации

• Работа со специальными таможенными процедурами

Указанные шаблоны были созданы с учетом специфики ВЭД/логистических/таможенных процессов. И интегрируются в основу промтов для генерации мини-курсов и баз знаний с использованием ИИ (см. выше). Почему это работает

• Масштабируемость. Каждый раз руководитель не объясняет одно и то же, а делегирует обучение системе.

• Гибкость. Курс легко обновить — достаточно перезаписать объяснение, повторно его обработать с ИИ и/или добавить новый модуль в мини-курс.

• Скорость. 3-4 часа — и у вас готов вводный курс, заточенный под специфику вашей компании.

• Рост универсальности сотрудников. Один курс это возможность «перекинуть» человека на другой проект с минимальной тратой времени руководителей проекта.

• Автоматизация стажировок и формирование конвейера кадрового резерва. Система курсов – это внутренняя корпоративная онлайн школа, которая позволяет отсматривать для себя большое количество студентов с минимальным отвлечением ресурсов компании.

Если вы чувствуете, что в вашей компании:

• одни и те же вопросы приходится объяснять по сто раз,

• уходит куча времени на ввод новых сотрудников,

• нет единого подхода к развитию компетенций,

— тогда стоит попробовать наш подход.

Заполните форму обратной связи по ссылке, покажем вживую на примере.

А также поможем запустить такую систему в Вашей компании.