Цифровые инструменты для логистического и таможенного бизнеса, которые дают быстрый результат

События последних нескольких месяцев 2022 года в очередной раз показали в какое турбулентное время мы живем, и как рынок логистики и таможенного оформления зависим от внешних изменений.

Коротко текущее состояние логистических сервисных компаний можно охарактеризовать следующим:

- объем заказов сократился вдове;

- сохраненный штат сотрудников загружен в среднем на половину от возможного;

- есть запас финансовой прочности на какой-то период времени, но не понятно, как его правильно использовать, кроме того, как просто «проесть» со временем;

- стабильности на рынке пока не предвидится.

Многие компании в очередной раз вернулись к вопросу цифровизации, так как понимают, что в условиях турбулентности необходимо быстро адаптироваться к изменяющимся условиям и быстро находить новые решения. А это возможно тогда, когда сотрудники свободны от рутины и сфокусированы на важных и творческих задачах. Также в бизнес пришло понимание, что цифровизация является инструментом оптимизации операционных расходов, улучшения сервиса и качества принимаемых решений.

При этом, у компаний часто нет понимания, с чего начинать. А АйТи интеграторы, как правило, пытаются продавать проекты с длительными сроками и высокими чеками при минимальном уровне вовлечения в специфику бизнеса и минимальной кастомизацией «коробочных решений» под специфику процессов заказчика.

Наш опыт показывает, что для логистической и таможенной отрасли есть цифровые инструменты, которые дают быстрый эффект для бизнеса.

1. Автоматизация таможенного декларирования.

Рынок таможенного декларирования был и остается консервативным. Многие квалифицированные (опытные, экспертные) специалисты по таможенным операциям, часто работают по когда-то (давно) сформированной технологии работы. При этом даже уже доступный функционал программ по таможенному декларированию для автоматизации не используется в силу того, что о нем просто не знают. Дополнительные возможности автоматизации процесса декларирования не используются просто потому, что нет понимания «что так можно», либо из соображений «и так хорошо». Дополнительно играет роль желание сотрудников показать свою экспертность и незаменимость на своем фронте работ.

Молодые кадры, приходящие в компании, обучаются теми же старшими сотрудниками, и также перенимают практику «когда-то сформированной технологии работы».

Наш опыт показывает, что уже сегодня можно автоматизировать процесс подготовки таможенной декларации (ДТ) на 80%, значительно сократить время, количество ошибок и влияние человеческого фактора при подготовке ДТ.

Для того, чтобы автоматизировать процесс таможенного декларирования должно быть соблюдено 3 фактора:

- повторяемость номенклатуры;

- регулярность поставок;

- формализованные документы от заказчика (распознанные PDF или табличные и текстовые документы).

Для таких поставок применимы следующие инструменты автоматизации:

- автоматизация предварительной обработки документов для подготовки данных для подготовки ДТ;

- артикульные и товарные базы данных;

- полная автоматизация переноса данных и формирования ДТ в программе декларирования (Альта-ГТД, СТМ и др.).

Если в Вашей компании есть проекты, которые соответствуют указанным выше критериям, и не используются инструменты автоматизации, то это однозначный потенциал для цифровых изменений с очень ощутимым эффектом.

2. Цифровизация отчетности, оперативного контроля и информационного взаимодействия с заказчиками.

Норма управления компанией сегодня – это в любой момент времени иметь актуальную информацию:

- о статусе работы по поставке (экспедирование и таможенное оформление);

- текущую загрузку сотрудников в моменте и в ближайшей перспективе;

- о финансовых показателях работы подразделений и компании в целом;

- о случившихся и возможных рисковых ситуациях, требующих внимания руководителей.

Если этого нет, то скорей всего, управление в компании осуществляется «по наитию», а работа ведется в режиме «тушения пожаров».

Решение – это наличие учетной системы, которая позволяет собрать и предоставить нужную информацию в режиме реального времени.

В качестве такой учетной системы может использовать, как простой табличный редактор (MS Excel, Документы от Yandex, Google sheets и т.д.), так и системы на базе Битрикс24, 1с, SAP и др.

Не важно, на базе какой среды ведется учет, важно, как система настроена и как используется.

Данные в учетных системах могут и должны использоваться для формирования оперативных управленческих отчетов и/или дашбордов. Интеграция учетных систем с программами для таможенного декларирования и трекинга за поставками дополняют данные в учетной системе актуальной информацией и снижают нагрузку на сотрудников в части ручной актуализации статусов.

Эта же информация может предоставляться заказчику в виде личного кабинета или информирования по статусам (чат-боты, автоматическое почтовые рассылки). Такие инструменты снижают нагрузку на клиентских менеджеров или оперативных сотрудников в части постоянного диалога с заказчиком.

Если есть учетная система, но нет системы отчетности, то это, вероятно, «ведение системы ради ведения системы». А без учетной системы оперативного контроля либо нет, либо он ведется в «ручном режиме» с соответствующими трудозатратами сотрудников руководителей.

Наш опыт показывает, что простейшую, но эффективную учетную систему с отраслевой спецификой и интеграцией с внешними сервисами можно настроить за месяц (а можно и быстрее). За этот же срок можно настроить необходимую систему отчетов или дашбордов на базе уже имеющейся учетной системы. Главное, чтобы данные были структурированными и актуальными.

Если в любой момент времени руководитель не может ответить на следующие вопросы:

- какой приход поставок ожидается на завтра;

- какая стадия работы по каждой из них;

- сколько поставок в работе у конкретного сотрудника;

- сумма дебиторской задолженности и просроченных платежей;

- по какому вопросу заказчик может позвонить завтра с утра и т.д.,

то это потенциал для улучшения внутреннего и внешнего сервиса Вашей компании.

Эффект от таких изменений проявляется в течение двух месяцев с момента ввода учетной системы в эксплуатацию, и это инвестиция в качество процессов навсегда.

3. Автоматизация рутинных операций и взаимодействия между подразделениями внутри компании.

В рамках аудита системы управления в компаниях часто выясняется, что повторяющиеся рутинные операции занимают у сотрудников от 40 до 90 % времени.

К таким операциям относятся формирование печатных форм шаблонных документов, направление регулярных писем сотрудникам и заказчикам, формирование и выставление счетов, сбор и обработка данных для отчетов, проверка личного кабинета ФТС России на задолженности и дела об АП, поиск одних и тех же документов разными сотрудниками компании и т.д.

Способы автоматизации таких операций различные и часто лежат не только в области цифровых технологий, но упорядочения процессов внутри компании.

Мы рекомендуем обратить внимание на следующие операции и способы их оптимизации:

- настройка печатных форм документов в учетных системах (коммерческие предложения, договоры, дополнительные соглашения, заявки на перевозку, заявки подрядчику, счета, акты и т.д.);

- технологии RPA (роботизированная автоматизация процессов) – по сути наличие робота (цифрового сотрудника), который вместо человека делает абсолютно любые повторяющиеся рутинные операции;

- автоматизация сбора данных из различных источников (учетные системы, программы декларирования, личные кабинеты перевозчиков и контейнерных линий, СВХ, государственных структур);

- отправка информационных сообщений и комплектов документов между подразделениями и/или заказчикам;

- системное хранение документов в учетной системе или структурированном хранилище данных с доступом сотрудников различных подразделений.

Решения таких задач различные. Однако при четком понимании, как работает сотрудник (что именно, в какой момент и где сотрудник делает), и что именно можно и нужно автоматизировать, задача решается быстро. В результате у сотрудника высвобождается время для выполнения интеллектуальной и творческой работы, вместо постоянного копания в рутинных операциях.

4. Работа с компетенциями сотрудников

Вовлеченность сотрудников в цифровые проекты всегда является основой цифровых изменений в компании. Внешний консультант может направить, показать вектор или помочь сделать какое-то решение, но именно сотрудники будут с этим решением работать. И от того, на сколько сотрудники вовлечены в процесс изменений зависит итоговый результат.

По рынку сложилась устойчивая ситуация отрицания цифровых технологий сотрудниками.

Причин несколько:

- отсутствие открытых кейсов и обмена опытом;

- консервативность мышления сотрудников на местах;

- отсутствие понимания, как процесс может быть организован по другому, чем сотрудник привык работать;

- страх потери рабочего места или снижения уровня значимости своей важности и экспертности.

Когда сотрудники не участвуют в реализации цифровых проектов, получается что цифровой инструмент живет своей жизнью, а сотрудник своей. Условно, есть учетная система, но настоящая живая информация содержится в Excel файле у сотрудника. Или в компании разработан инструмент автоматизации подготовки какого-то документа, но сотрудник в это не верит и продолжает делать руками где-то у себя.

Развитие цифровой культуры компании является одновременно приоритетным и проблемным направлением во всех отраслях. Внедрять цифровые инструменты компании уже научились. А вот с внедрением цифровой культуры и цифровой грамотности в большинстве даже крупных корпораций имеются сложности.

Мы это называем задачей развития цифровой сознательности сотрудников. состоящий из следующих элементов:

- цифровая сознательность;

- цифровое мышление;

- цифровые навыки;

- цифровая проактивность.

Развивая цифровую сознательность сотрудников, компания получает ключевой ресурс для цифровых изменений – отраслевых экспертов на местах с высоким уровнем понимания цифровых возможностей и потенциалов, которые применимы именно к их области работы. Именно такие сотрудники становятся инициаторами цифровых изменений при поддержке руководства компании и могут вместе развивать цифровую трансформацию компании.

5. Инструменты мотивации сотрудников работы на результат.

Независимо от количества сотрудников в компании, часто работа между ними распределена неравномерно. Кто-то работает «за троих», а кто-то очень спокойно, не торопясь, работает в «пол ноги». При этом бывает, что сотрудники, независимо от результата работы имеют единое вознаграждение.

Последствия такого распределения ресурсов известны: выгорание персонала, текучка кадров (при этом уходят лучшие). К этому еще прибавляется ситуация, что сотрудники «всегда заняты и у них нет свободного времени», независимо от реального объема работы.

Чтобы изменить такую ситуацию, необходимо научиться оценивать работу сотрудников так, чтобы их реальные достижения были справедливо оценены.

Решение лежит в двух плоскостях:

- первое - это оперативный контроль реальной загрузки сотрудников, о чем мы писали выше;

- второе, это возможность оценить реальную загрузку сотрудников на основе фактически выполненной работы.

На примере работы подразделений таможенного оформления ситуация на рынке выглядит следующим образом. Компании пытаются проводить оценку эффективности работы на основе анализа количества выпущенных ДТ, задекларированных товаров (иногда артикулов и транспортных средств). Однако такой подход все равно остается верхнеуровневым и не в полной мере учитывает сложность работы сотрудников.

Есть иной подход, когда разрабатывается модель оценки сложности работы по поставкам на основе данных содержащихся в ДТ и учетных системах. Такая система позволяет учитывать фактическую сложность проводимой работы (в том количественные и качественные критерии: товары, артикулы, транспортные средства, вид транспортировки, условия поставки, таможенные процедуры, повторяемость номенклатуры и шаблонность подготовленной ДТ, наличие дополнительных мер таможенного контроля со стороны таможенного органа, специфики взаимодействия с заказчиком и т.д.).

Этот подход позволяет оценить и сбалансировать загрузку сотрудников, которые делают поточные простые ДТ и тех, кто работает со сложными проектными поставками. Сложность работы по ДТ оценивается в баллах, которые потом могут быть переведены в денежный эквивалент.

Такой подход позволяет также провести анализ экономической эффективности работы с клиентами: то есть сколько компания получает денег от заказчика и сколько компании обходится производство выполнение услуги.

В результате внедрения достигаются следующие эффекты:

- увеличивается производительность труда сотрудников;

- сотрудники работают на результат, а не ради процесса работы;

- происходит внутренний самоаудит, выявляются сотрудники, которые делают что-то лучше, чем другие, либо наоборот делают что-то, что не нужно делать;

- сотрудники берут дополнительную работу, начинают просить в работу поставки, от которых ранее отказывались.

В совокупности с инструментами автоматизации таможенного декларирования результативность работы отдела таможенного оформления может быть увеличена в 1,5-2 раза.

Возникает вопрос, с чего начать?

Начинать надо с того, что именно для Вашей компании наиболее актуально, где уже есть какие-то наработки, или то, где можно получить наиболее быстрый эффект.

Для компаний, которые никогда не занимались оптимизацией и цифровизацией процессов рекомендуем начинать с внедрений инструментов контроля и автоматизации декларирования. Реализация этого вектора также затронет автоматизацию документооборота и рутинных операций.

Для компаний, у которых уже есть учетные системы, рекомендуем посмотреть в сторону работы с данными, отчетов и дашбордов, интеграции с внешними системами, автоматизации рутинных операций.

Для компаний, у которых уже все это есть, но почему-то не работает, так как ожидалось, рекомендуем провести реинжиниринг процессов и улучшить то, что уже есть.

Работу с компетенциями и мотивацией сотрудников рекомендуем проводить всем и постоянно.

Мы, команда проекта Руна-IT, всегда готовы оказать методологическую и технологическую поддержку, поделиться кейсами и лучшими практиками и помочь реализовать цифровые проекты.